Gestão de Ótica: Como organizar as contas a pagar

Por Micheli Montarini

A gestão das contas a pagar de ótica muitas vezes se transforma em um desafio. Mas deixar essa tarefa tão importante para depois não é o melhor caminho. Pois administrar bem as contas a pagar faz a diferença até no tempo de vida da sua ótica. 

Afinal, não tem como ser diferente, pois a manutenção de uma ótica, por si só, sempre gera contas a pagar. Seja para a compra de equipamentos, mercadorias ou até o pagamento de aluguéis e colaboradores, é preciso assumir compromissos financeiros com terceiros e mantê-los em dia.

Por isso, não importa o tamanho da sua ótica ou tempo de existência, o controle do seu contas a pagar é fundamental. E administrar as contas a pagar da sua ótica pode ser simples. 

Independentemente do fluxo de entradas de dinheiro, as contas a pagar de ótica deverão ser quitadas nas datas acordadas pois isso evita multas, juros e outros contratempos que só trazem trabalho extra para a gestão.

Confira a seguir os quatro passos principais para você administrar e organizar a sua ótica. Se for preciso começar agora, faça acontecer!

1. Separe as contas pessoais das contas da empresa

Ainda é comum que algumas empresas misturem o dinheiro da empresa com o dinheiro dos sócios, fazendo com que um acabe pagando as contas do outro. Por isso, antes de mais nada é importante separar as contas das pessoas físicas das contas da empresa. 

Os recursos financeiros da ótica devem ser usados exclusivamente para a manutenção do negócio, evitando assim um grande descontrole nas contas a pagar da empresa.

Pois conforme o tempo vai passando, usar o dinheiro do caixa para pagar despesas particulares pode desequilibrar as finanças completamente.  

2. Organização é o ponto chave

Tudo começa com um bom controle dos documentos da sua ótica, incluindo as notas fiscais de compra de mercadorias. 

Quando as contas chegam ao setor financeiro, é hora de organizá-las em pastas e emitir relatórios de controle. Isso ajuda a ter nas mãos um “mapa”’ da situação do seu negócio para a tomada de decisões futuras.

A organização das contas a pagar da ótica ajuda na conferência do caixa e ainda evita que sejam feitos pagamentos em duplicidade (ou para o fornecedor errado). Se os papéis estiverem desorganizados, fica difícil até mesmo de identificar possíveis erros em tempo hábil. 

3. Evite pagamentos em atraso

Como você sabe, os pagamentos em atraso geram multas e juros, acrescentando um valor não programado a mais, além da própria conta que estava em aberto.

Um sistema específico para ótica ajuda nesse controle, cruzando dados em tempo real, emitindo relatórios e impedindo falhas por puro esquecimento ou por falta de programação na agenda de contas a pagar.

Se existirem contas em atraso, não espere o fornecedor lhe procurar. Entre em contato com ele, demonstrando o interesse em pagar a dívida e negocie juros e multa. 

4. Controle o fluxo de caixa com a ajuda do software de gestão para ótica

O registro adequado de todas as operações da sua ótica é necessário  para uma boa gestão financeira e de contas a pagar.

Com um software de gestão específico para ótica, a tarefa de organização das contas acontece automaticamente, deixando seu tempo mais livre para planejar as estratégias de crescimento. 

O fluxo de caixa é uma excelente ferramenta para isso e que aliado a um software de gestão, garante controle absoluto de todo dinheiro que entra e sai da sua ótica (até dos valores mais ilusórios, garantindo tranquilidade na sua gestão).

Desta forma, através do fluxo de caixa você tem uma análise da situação financeira do negócio e é possível descobrir  quais são as épocas de maior ou menor fluxo de dinheiro. Assim, fica mais fácil programar o pagamento das contas da empresa sem esquecimentos, nem surpresas.