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Como calcular os custos e despesas de sua ótica

Por Alessandro Pancotte

“Qual a melhor maneira de saber para onde está indo meu dinheiro?” Essa é uma pergunta que muitos empresários fazem para si mesmos, principalmente em momentos de crise ou dificuldade financeira. Por isso, é de suma importância entender bem o processo de calcular os custos e despesas de ótica.

A resposta para esta pergunta é, ao mesmo tempo, simples e desafiadora. É simples porque não existe um segredo ou algo excepcional; e desafiadora porque, principalmente no início, demanda um esforço levantar as informações e distribuí-las de forma organizada e com o passar do tempo, continuar fazendo este trabalho mensalmente.

Classifique as despesas da sua ótica

O caminho para saber para onde está indo seu dinheiro começa classificando as despesas de sua ótica, por categoria e posteriormente informando os valores de cada tipo de despesa mês a mês, para calcular os custos e despesas de ótica.

Como criar categorias das despesas

No nosso exemplo há 09 categorias de despesas e vamos explicar cada uma delas a seguir.

  • Despesas fixas: Inclua despesas como água, energia, aluguel, segurança, telefone, internet e outras despesas que, vendendo ou não, sempre existirão;
  • Funcionários: São todas as despesas com o pessoal: folha de pagamento, encargos, uniformes, FGTS, INSS, férias, 13º salário, 1/3 de férias e etc. Embora o gasto com funcionários faça parte das despesas fixas, é preferível separá-la. Pois assim, terá a exata dimensão de quanto investe com a equipe de trabalho e o quanto ela representa no faturamento;
  • Publicidade: Inclua as despesas com divulgação em TV, rádio, panfletagem, outdoor, carro de som, mala direta, brindes e etc. Nem sempre é possível relacionar o aumento das vendas a uma ou várias ações publicitárias, mas uma coisa é certa, publicidade e marketing é essencial para qualquer negócio;
  • Compras: Como o próprio nome já diz, é nessa categoria que colocaremos o valor gasto com compras de produtos para revenda, além de insumos, despesas com laboratórios e terceiros;
  • Impostos e taxas: Coloque as despesas com IPTU, DAS, alvará, taxa de bombeiros etc.;
  • Honorários: São os gastos com contabilidade, software, advogados, médicos e ópticos;
  • Equipamentos: Despesas com a compra e manutenção de equipamentos, tais como computadores, móveis, veículos, ar condicionado, maquinário de laboratório etc.;
  • Despesas diversas: Gastos com reformas, cartórios, material de escritórios e expediente e etc.;
  • Despesas financeiras: Inclua os gastos com manutenção de conta, juros, IOF, seguros, empréstimos, entre outros.

Inclua este processo na rotina

O interessante de separar as despesas/custos/gatos em categorias, é que você poderá saber o quanto cada uma delas representa do seu faturamento e dos seus gastos.

Outra coisa importante, este modelo não é o único correto, você pode criar outras categorias, ou tirar aquela que para você não faz sentido.

Vamos imaginar que você queira separar as bonificações pagas, então neste caso, poderia ser criado uma categoria chamada bonificação, ou juntar honorários com despesas fixas e assim por diante.

Como praticar este processo

O mais importante é você adotar uma maneira de classificar suas despesas, e registra-las em algum lugar. É possível registrar em um caderno, numa planilha ou até num software de gestão.

Esse modelo pode ser muito útil também para você planejar seus próximos 12 ou 24 meses, deixando registrado os valores previstos ou, simplesmente, lançando os valores do mês.

Confira a Planilha de Custo para Óticas, baixe gratuitamente e utilize de base para fazer um bom monitoramento dos gastos e saber, exatamente, aonde está indo seu dinheiro.

Nesta planilha, tem um exemplo preenchido e outras abas com as informações em branco para que você possa preencher conforme desejar. Clique aqui e acesse a planilha.

Última atualização: 09/07/2020.