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Como calcular os custos e despesas da sua ótica

10 de junho de 2019

“Qual a melhor maneira de saber para onde está indo meu dinheiro?”

Essa é uma pergunta que muitos empresários fazem para si mesmos, principalmente em momentos de crise ou dificuldade financeira.

A resposta para esta pergunta é, ao mesmo tempo, simples e desafiadora. Digo simples porque não existe um segredo ou algo excepcional; e desafiadora porque, principalmente no início, demanda um esforço levantar as informações e distribuí-las de forma organizada e com o passar do tempo, continuar fazendo este trabalho mensalmente.

O caminho para saber para onde está indo seu dinheiro começa classificando as despesas de sua loja por categoria e posteriormente informando os valores de cada tipo de despesa mês a mês.

No nosso exemplo, vamos criar 09 categorias de despesas e vamos explicar cada uma delas a seguir.

  • Despesas fixas: nela podemos colocar despesas como água, energia, aluguel, segurança, telefone, internet e outras despesas que, vendendo ou não, sempre existirão;
  • Funcionários: aqui envolve todos as despesas com o pessoal: folha de pagamento, encargos, uniformes, FGTS, INSS, férias, 13º salário, 1/3 de férias e etc. Embora o gasto com funcionários faça parte das despesas fixas, eu prefiro separá-los, pois assim, terei exata dimensão de quanto gasto com minha equipe de trabalho e o quanto ela representa do meu faturamento, ou até dos meus gastos;
  • Publicidade: aqui podemos colocar as despesas com TV, rádio, panfletagem, outdoor, carro de som, mala direta, brindes e etc. Nem sempre é possível relacionar o aumento das vendas a uma ou várias ações publicitárias, mas uma coisa é certa, publicidade e marketing é essencial para qualquer negócio;
  • Compras: como o próprio nome já diz, é nessa categoria que colocaremos o valor gasto com compras de produtos para revenda, além de insumos, despesas com laboratórios e terceiros;
  • Impostos e taxas: nesta categoria iremos colocar as despesas com IPTU, DAS, alvará, taxa de bombeiros e etc.;
  • Honorários: nesta categoria colocaremos os gastos com contabilidade, software, advogados, médicos e ópticos;
  • Equipamentos: nesta categoria iremos colocar as despesas com a compra e manutenção de equipamentos, tais como: computadores, móveis, veículos, ar condicionado, maquinário de laboratório e etc.;
  • Despesas diversas: nesta categoria poderemos colocar gastos com reformas, cartórios, material de escritórios e expediente e etc.;
  • Despesas financeiras: aqui colocaremos gastos com manutenção de conta, juros, iof, seguros, empréstimos entre outros.

O interessante de separar as despesas/custos/gatos em categorias, é que você poderá saber o quanto cada uma delas representa do seu faturamento e dos seus gastos.

Outra coisa importante é que este modelo não é o único correto, você pode criar outras categorias, ou tirar aquela que para você não faz sentido.

Vamos imaginar que você queira separar as bonificações pagas, então neste caso, poderia ser criado uma categoria chamada bonificação, ou juntar honorários com despesas fixas e assim por diante.

O mais importante é você adotar uma maneira de classificar suas despesas, e registra-las em algum lugar, pode ser no caderno, numa planilha ou até num software de gestão.

Esse modelo pode ser muito útil também para você planejar seus próximos 12 ou 24 meses, deixando registrado os valores previstos ou, simplesmente, lançando os valores do mês.

Logo abaixo tem um link, onde você poderá baixar uma planilha pronta que servirá de base para fazer um bom e monitoramento dos gastos e assim, saber exatamente aonde está indo seu dinheiro.

Nesta planilha tem um exemplo preenchido e uma outra aba com as informações em branco para que você possa preencher conforme desejar. Clique aqui e acesse a planilha.

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